GAYY ry:n tietosuojaseloste

Laatimis-pvm. 22.05.2018 Muutos-pvm. 22.05.2018

GAYY ry:n tietosuojapolitiikka

Tämän dokumentin tarkoitus on välittää tieto GAYY ry:n (GAYY) tietosuojan periaatteista yhdistyksen jäsenille. Yhdistyksen hallussa on tällä hetkellä seuraavat rekisterit:

• Jäsenrekisteri
• Tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tämä dokumentti sekä mainittujen rekisterien rekisteriselosteet päivitetään tarpeen vaatiessa. Vastuu päivityksestä on hallituksen kokouksessa erikseen nimitetyllä hallituksen jäsenellä.

Tietosuojarekisterien käyttöoikeudet

Oikeudet on rajoitettu vain niihin henkilöihin, joilla on yhdistyksen toimien kannalta siihen tarvetta. Yhdistyksemme vastuuhenkilö jäsenrekisteristä on ilman erillistä päätöstä aina virkaa tekevä sihteeri ja tapahtumailmoittautumisista tarvittaessa isäntä ja/tai emäntä. Vastaavasti vanhalta hallitukselta ja toimihenkilöitä poistetaan oikeudet jo heti kauden vaihduttua, ellei ole selvää, että kyseinen henkilö tulee tarvitsemaan pääsyä rekisteriin uuden kauden toimivirassaan. Vanhojen tunnusten poisto tehdään heti kun se on käytännön kannalta järkevää.

Tietojen elinkaari

Rekistereissä olevaa tietoa säilytetään vain niin kauan, kuin se palvelee tarkoitustaan. Jäsenrekisterissä on kaikkien yhdistyksen sen hetkisten jäsenten tiedot, jotka poistetaan kun jäsen todetaan eronneeksi. Tapahtumien ilmottautumisrekisterin kohdalla tiedot poistetaan, kun niitä ei koeta enää tarpeelliseksi sen tapahtuman osalta, mihin tiedot on kerätty.

Tietosuojan tekninen varmistaminen

Yhdistyksen rekisterit säilytetään erillisellä salasanalla salattuina Google Drive -palvelussa. Uusista tiedoista tallennetaan lisäksi väliaikainen kopio Microsoft OneDrive -palveluun.

Henkilön oikeus pyytää- korjata ja poistaa tietonsa

Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää GAYY ry:n toimesta hänestä tallennetut henkilötiedot. Tiedot luovutetaan ensisijaisesti samassa formaatissa kuin pyyntö. Pyynnön kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi. Tarvittaessa pyytäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä. Vastaavasti henkilöillä on oikeus pyytää tietojensa korjausta tai poistoa. Myös henkilötietojen korjauksen ja poistamisen kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi. Mikäli henkilö haluaa poistaa kuvia, joissa hän itse esiintyy tulee hänen osoittaa kuvat ja pyytää poistoa yhdistyksen hallituksen jäsenelle.

Tietosuojaseloste – tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja – asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

GAYY ry
Otakaari 20 a, 02150 Espoo
Rekisterinpitäjän osoite ei ota vastaan postia.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hallituksen jäsenet toimivat yhteyshenkilöinä, yhteystiedot löytyvät Yhteystiedot-välilehdeltä.

3. Rekisterin nimi

GAYY ry:n tapahtumarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Nimi
Sähköpostiosoite
Yhdistyksen jäsenyys
Ylioppilaskunnan jäsenyys
Erityisruokavalio ja juomamieltymykset
Vaihtuva tapahtumakohtainen lisätieto

Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla tai kirjallisella ilmoittautumisella.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja säilytetään salattuina Google Drive -palvelussa; kuitenkin niin, palveluntarjoaja ei pysty lukemaan tietoja.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan GAYY ry:n omalla salasanalla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin GAYY ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista.

Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri